Directiesecretaresse – Tempo Team – ALMERE

Tempo Team

Ben jij dienstverlenend, accuraat, oplossingsgericht en een ster in het plannen en organiseren van werkzaamheden onder tijdsdruk? Op het secretariaat van de Oostvaarderskliniek zijn we op zoek naar een tijdelijke secretaresse ter vervanging van de afwezigheid wegens persoonlijke omstandigheden vanéén van de collega’s.De secretaresse is gericht op een proactieve en klantgerichte secretariële ondersteuning van de Directie en het managementteam, bestaande uit de algemeen directeur (AD), een directeur behandelzaken en vijf management teamleden. Jij verleent secretariële en administratieve ondersteuning aan leden van het managementteam en kan ingezet worden voor ondersteuning van projecten/structurele overleggen. En dit alles voor een salaris tussen de €2615,23 en de €3376,27 o.b.v. 36 uur.Wat bieden wij jouSalaris tussen de€2615 en de €3376 o.b.v. 36 uur.Contract van 1 jaarTussen de 24 en 36 uur!Locatie AlmereWerken in een gezellig team!DJIWie ben jijJij bent iemand die beschikt over een MBO 4 diploma in richting van (directie)secretaresse/ management ondersteuning. Jij kan werkzaamheden organiseren en leveren onder tijdsdruk. Daarnaast heb jij ervaring met Microsoft Office;Hiernaast herken je jezelf in de onderstaande functie-eisen:Procesbewaking en voortgangscontrole kunnen toepassen;Inzicht in administratieve processen en bedrijfsvoering en daarop in kunnen spelen;Goed kunnen notuleren, inzicht in hoofdzaken en bijzaken;Beschikken over uitstekende schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;Een goede beheersing van de Nederlandse taal;Wat ga je doenJij zal je bezig houden met het verzorgen van correspondentie en het opstellen van brieven, met inachtneming van de eigen bevoegdheden. Het voeren van het agendabeheer van de management teamleden en het attenderen op eventuele knelpunten ga je je ook mee bezig houden.Daarnaast hou jij je bezig met de volgende punten:Het administratief/organisatorisch voorbereiden van vergaderingen en het verzamelen en verspreiden van de benodigde stukken; het secretarieel ondersteunen en voorbereiden van vergaderingen door verslaglegging;Het beoordelen van binnenkomende telefoongesprekken op inhoud en importantie, het indien mogelijk zelf verstrekken van de benodigde informatie of het verwijzen naar het betrokken onderdeel;Het ontvangen en introduceren van bezoekers;Het naar onderwerp of project aanleggen en bijhouden van werk- en vergaderdossiers;Het verwerken van bestemde post, het signaleren van urgente (post)stukken en het op eigen initiatief en naar eigen inzicht toevoegen van stukken; het archiveren van directiepost in het digitale archiveringssysteem;Het beheren en bewaken van vertrouwelijke stukken, zowel digitaal als in hard copy;Het fungeren als filter en buffer tussen AD, management teamleden en externe instanties.Oog hebben voor verhoudingen binnen de organisatie; verbinding leggen tussen Directie, management teamleden en afdelingshoofden.Waar ga je werkenDe werkzaamheden van de secretaresse worden uitgevoerd binnen het secretariaat van de afdeling Behandel- en Managementondersteuning (BMO) en hij/zij legt verantwoording af aan het Hoofd BMO. Het secretariaat draagt zorg voor de algehele ondersteuning van de Directieleden, het Managementteam en de kliniek in de breedste zin van het woord.SollicitatieBen jij enthousiast over deze functie en wil jij met mij in gesprek komen? Reageer dan voor 7-10 door op de knop solliciteer te klikken .Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent.

Lees hier meer